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05. November 2009

Gute Laune am Morgen bestimmt den Tag.

von Ursula Rudolphi

Der Empfang ist die Visitenkarte des Hauses. Mit diesem Motto beginne ich meinen Arbeitstag in der Firma Schöck. Unsere Geschäftszeiten beginnen um 7.30 Uhr und enden um 17.00 Uhr. Das heißt morgens zu Beginn öffne ich die Telefonzentrale, die auf Nachtschaltung auf den AB geschaltet war.

Wir haben eine sehr moderne Telefonanlage, die mir optisch signalisiert, welche Mitarbeiter sich bereits eingeloggt haben oder momentan keine Gespräche annehmen können. Das ist für mich sehr hilfreich, kann ich doch beim Anrufer höflich reagieren und muss nicht lange durchläuten lassen. Das ist für den Kunden bzw. Anrufer sicher angenehmer und ich kann ihm einen Rückruf anbieten.

Um am Empfang oder an der Telefonzentrale einen guten Job zu machen, finde ich Freundlichkeit schon sehr wichtig. Der Besucher oder Anrufer spürt ganz bestimmt, ob er willkommen ist oder nur nervt. Solche Begegnungen können ausschlaggebend für weitere Kontakte sein. Das hat sicherlich schon jeder selbst erlebt. Wenn man in einem Geschäft unfreundlich empfangen wird, geht man da nicht wieder hin.

Ich habe zum Glück überwiegend freundliche Anrufer, die an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden möchten oder sich für eine Kurz-Info interessieren.

Wir haben täglich Besucher im Hause, die sich im Gebäude H anmelden. Meine Aufgabe ist es, den jeweiligen Ansprechpartner anzurufen, damit die Besucher am Empfang abgeholt werden. Jeder Besucher erhält einen Besucher-Ausweis für die Zeit des Aufenthaltes auf dem Firmengelände. Uhrzeit der Ankunft und Besuchsende wird in eine Tagesliste von mir eingetragen. Außerdem wird jedem Besucher die Broschüre mit Sicherheitshinweisen ausgehändigt.

Zu meinen weiteren Aufgaben gehört das Reservieren von Seminarräumen für Schulungen  im Hause oder für Besuchergruppen. Die Buchungen werden über Lotus Notes angemeldet, wobei sich die Termine der belegten Räume nicht kreuzen dürfen, bzw. bestätigt werden müssen.

Am Empfang im Gebäude H ist reger Publikumsverkehr, da außer den Besuchern auch die täglichen Paketzusteller und LKW-Fahrer zum Anmelden von Warenlieferung reinkommen und schnell wieder raus wollen. Da gibt es keine nennenswerten Probleme, das Anmelden und Abholen klappt reibungslos.

Nebenbei, zwischen Telefon und Publikum gehören das Eintüten der täglichen Ausgangsrechnungen und das Frankieren der Ausgangspost zu meinen Aufgaben. Natürlich kommt es vor, dass alles zusammenkommt: 3 Telefone läuten, Besucher stehen an der Theke, gleichzeitig wollen Autofahrer die Schranke geöffnet haben und der Paketdienst  will eine Unterschrift in seinem Scanner. Dabei heißt es Nerven bewahren und immer schön freundlich sein. Da ich meinen Job liebe und gerne zum Arbeitsplatz komme, gelingt es mir in den meisten Fällen.

1 Kommentare

Ustra
11. November 2009 um 13:44

Ich freue mich jeden Morgen auf die freundliche Begrüßung…so startet man gerne in den Tag.

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