Roland Gmeiner - Streit Datentechnik GmbH, Gastautor

Effizient arbeiten mit der richtigen Büroorganisation

Für viele Menschen ist der Schreibtisch im Büro der Hauptarbeitsplatz. Hier wartet der vertraute Computer, das Telefon, oft aber leider auch sehr viel Kleinkram, welcher von der Arbeit ablenkt oder diese sogar behindert. Eine gute Büroorganisation kann da helfen, effizienter und gleichzeitig stressfreier zu arbeiten. Mit einigen wenigen Tricks, angefangen von der Postbearbeitung bis zum richtigen Entspannen am Arbeitsplatz, lässt sich der Arbeitsalltag sehr viel angenehmer gestalten.

Postbearbeitung einfach gemacht

Kommt man auf die Arbeit, wartet nicht selten schon ein Berg von Prospekten, Werbung, Zeitschriften und Briefen im Postfach. Doch damit braucht man sich gar nicht lange aufzuhalten und kann mit der richtigen Postbearbeitung viel Zeit sparen. Zu Beginn steht etwas Fließbandarbeit an. Alle Briefe, die geöffnet werden müssen, sollten auf einen Stapel gelegt werden, und zwar so, dass sie mit einem Griff geöffnet werden können. Erst nachdem alle aufgeschlitzt sind, kommt der eigentliche Inhalt an die Reihe. Hierbei sollte strikt getrennt werden nach Müll, Post, die einfach nur abzuheften ist und solcher, auf die reagiert werden muss. Erstere wandert mit den Briefumschlägen sofort in den Papiercontainer, dann kommt die Ablage an die Reihe. Für den zeitintensivsten Schritt, die Rückantwort, sollte man sich bewusst Zeit einplanen, denn hier ist sorgfältige Arbeit gefragt.

Den Schreibtisch angenehm gestalten

Durch eine angenehme Atmosphäre fällt das Arbeiten gleich viel leichter. Wer sich an seinem Schreibtisch wohl fühlt, arbeitet zudem lieber und ist nicht so gestresst. Auf diese Arbeitsatmosphäre kann jeder mit ein paar einfachen Handgriffen selbst Einfluss nehmen und es sich am Arbeitsplatz gemütlich machen. Immer zu empfehlen sind dabei Fotos der Liebsten. Die lachenden Gesichter von Freunden oder der Familie sorgen für gute Laune und lassen die Sorgen vergessen. Alternativ bieten sich auch andere persönliche Dinge an wie ein selbst gemaltes Bild von der kleinen Tochter oder etwas, das mit dem eigenen Hobby zu tun hat. Auch Pflanzen verbessern die Arbeitsatmosphäre enorm. Sie beleben nicht nur die Schreibtische, sondern sorgen gleichzeitig auch für gute Luft.

Struktur durch eine einheitliche Datenbank schaffen

Wer mit vielen Daten arbeitet, kann sich seine Arbeit mit einer übersichtlichen Datenbank stark vereinfachen. Sie sorgt für eine einheitliche Struktur und dafür, schnell die wichtigsten Daten jederzeit parat zu haben. Dabei spielt nicht so sehr das Design, sondern vor allem die Funktionalität eine große Rolle. Wer sich eine Datenbank anlegen möchte, braucht dazu kein ausgefeiltes Programm. Viele einfachere Datenbanken beruhen heute auf Excel und es spricht wenig dagegen, dieses Programm für seine eigene Organisation zu nutzen. (Für weitere Informationen zur Nutzung von Excel als Datenbanksystem empfehlen wir Ihnen diesen Blogartikel.)

Ordnung schaffen mit dem Besucherbrillen-Prinzip

Oft steht man vor dem Problem, dass der Arbeitsplatz zu unordentlich ist, aber man nur wenige Ideen hat, was geändert werden könnte. Hier kann das Besucherbrillen-Prinzip helfen. Dabei nimmt man sich einen besonders reinlichen oder stilbewussten Freund, Mitarbeiter oder Familienangehörigen als Beispiel und versucht, durch dessen „Brille“ den eigenen Arbeitsplatz zu betrachten. Dabei sollte alles notiert werden, was einem pingeligen Menschen auffallen bzw. woran er sich stören würde. Der Vorteil besteht hierbei, dass Ausreden wie „ich weiß nicht, wo das hin soll“ oder „das brauche ich vielleicht noch“ an Bedeutung verlieren. Für jede einzelne Aufgabe, die sich so herauskristallisiert, sollte nicht mehr als 30 Minuten gebraucht werden. So stellt sich der Erfolg viel schneller ein und man verhebt sich nicht an zu großen Aufgaben.

Entspannen am Arbeitsplatz

Um am Arbeitsplatz erfolgreich zu sein, spielt die eigene Verfassung eine große Rolle. Quälen Rückenschmerzen, Müdigkeit oder ein Pochen im Kopf, ist die Arbeitsleistung gleich stark reduziert. Hierbei kann man aber mit einigen einfachen Übungen vorbeugen:

  1. Regelmäßige Bewegung: Wer alle 20 bis 30 Minuten einmal aufsteht und beispielsweise zum Kopierer, der Toilette oder in die Küche geht, entspannt seinen Körper und entlastet ihn vom dauerhaften Sitzen.
  2. Nackenmuskulatur stärken: Um Nackenschmerzen vorzubeugen, sollte man eine Hand an die Schläfe halten und gegen den Kopf drücken. Dann mit dem Kopf und Hals dagegen halten und nach wenigen Sekunden wieder entspannen.
  3. Arme trainieren: Um nicht nur die Finger beim Tippen, sondern auch die Arme zu trainieren, kann man mit dem Stuhl ganz nah an die Tischkante heranrücken und die Unterarme mit den Handflächen nach oben unter den Tisch schieben. Dann versuchen den Tisch leicht anzuheben und das ganze drei Sekunden lang halten.

Über den Autor: Roland Gmeiner ist Geschäftsführer der Streit Datentechnik GmbH, einem Hersteller von Bürosoftware für Handwerksunternehmen. Jahrelange Erfahrung bei der Weiterentwicklung der Bürosoftware hängen dabei nahtlos zusammen mit dem Effizientermachen der allgemeinen Büroorganisation.


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1 Kommentar zu "Effizient arbeiten mit der richtigen Büroorganisation"

Max Weinz schreibt am 30. November 2015 um 20:02

Toller Beitrag! Nach meinen Erfahrungen ist die Wahl der richtigen Software ein ganz wichtiger Faktor. Wir nutzen ein CRM System (http://www.infra-struktur.de) und man merkt das man deutlich schneller auf Kundenanfragen reagieren kann und einen besseren Überblick über aktuelle & zukünftige Aufgaben, Termine und Anrufe hat.

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