Knut Kickstein

Sollte man EXCEL als Datenbankersatz zum Einsatz bringen?

Es kommt immer wieder vor, dass Büroangestellte EXCEL verwenden, um größere Informationsmengen zu erfassen und zu verwalten. Man erinnere sich, dass die Software EXCEL eigentlich eine Tabellenkalkulation ist. Dieses Werkzeug sollte doch vorwiegend für Berechnungen und Kalkulationen in Tabellenform zum Einsatz kommen. Da viele Anwender jedoch mit dem Umgang von Datenbankprogrammen nicht vertraut sind bzw. keinen Zugang zu dieser Art Software haben, muss immer wieder EXCEL herhalten. Dieses Werkzeug hat heute jeder und der Umgang damit ist kinderleicht. Da EXCEL-Tabellen heute wirklich riesig sein können (ca. 255×64000 Zellen), kann man EXCEL tatsächlich als Datenbank missbrauchen.

Worauf kommt es aber an, wenn man das tut?

Hier ist die Frage von entscheidender Bedeutung, ob der Anwender die erfassten Informationen vielfältig auswerten möchte bzw. später wieder, eventuell sogar in anderen Anwendungen, benötigt. Wenn ja, dann sind einige wichtige Dinge bei der Erfassung der Informationen zu beachten.

Hier gilt: Struktur und Tabelle vor Schönheit!

Tabelle1 ist eventuell ein Beispiel für: „nett anzuschauen“. In diesem Beispiel haben wir nur sehr wenige Informationen dargestellt. Nun stelle man sich vor es gibt in einem Tabellenblatt hunderte solcher Blöcke. Nach einigen Monaten Datenerfassung möchte man nun, mit einer anderen Software zum Beispiel, die Informationen auslesen. Hier erkennt man schnell wie schwierig das wird, da diese Art der Speicherung nur für kleine Informationsmengen geeignet ist.

Tabelle2 ist nicht „hübsch“, aber mit diesen Informationen kann man etwas anfangen. Mit einer anderen Software können die Informationen nun leicht herausgelesen und zum Beispiel in eine „richtige“ Datenbank übertragen werden. In der ersten Zeile stehen die Spaltenüberschriften – in einer Datenbank wären das die Feldnamen. In den weiteren Zeilen stehen dann nur noch die eigentlichen Daten (Informationen) natürlich immer in den richtigen Spalten. Mit dieser Informationsanordnung könnte sogar leicht eine ähnliche Ansicht wie in Tabelle1 erzeugt werden.

Viele Anwender geben sich oft sehr viel Mühe um Informationen zu recherchieren und zu erfassen. Jedoch wird häufig nicht daran gedacht, dass es sich um wichtige Informationen handelt, welche an anderer Stelle benötigt werden. Die Art, wie Informationen strukturiert abgelegt werden, entscheidet bereits darüber ob die Daten letztlich wertlos oder nutzbar sind.


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